چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟
کیانوش آل شیخ
مشاور مدیریت محصول، مدیریت پروژه و تحلیل کسب و کار فناوری اطلاعات و توسعه نرم افزار
فواید مدیریت ریسک – بخش اول
در پستی با عنوان چند نکته درباره مدیریت ریسک محصول که قبلا منتشر کرده بودم با فرآیند اولیه و نحوه مدیریت ریسک آشنا شدید. حال در این پست و دو پست بعدی با فواید مدیریت ریسک‌های منفی یا مخرب در پروژه و محصول نرم‌افزاری آشنا می‌شوید و لزوم مدیریت ریسک در پروژه‌ها و محصولات نرم‌افزاری را با هم مرور خواهیم کرد.
قبل از اینکه به بررسی فواید ریسک بپردازم لازم است یک بار دیگر تعریف ریسک را مرور کنیم.
تعریف ریسک
“رخدادی نامعلوم و یا شرطی که در صورت رخ دادن تاثیر مثبت یا منفی بر روی یک و یا چند هدف محصول و یا پروژه می‌گذارد.”
به صورت خلاصه می‌توان اینطور گفت که ریسک رخدادی است که از کمبود اطلاعات و دانش ما ناشی می‌شود.
به وقوع پیوستن ریسک میتواند دو نوع تاثیر بر روی پروژه و یا محصول نرم‌افزاری ما بر جای بگذارد: تاثیر مثبت، که از آن به فرصت نیز یاد می‌شود؛ و یا تاثیر منفی (مخرب) که میتواند ایجاد مشکل و یا در برخی موارد ایجاد بحران نماید. در این پست و دو پست آینده (فواید مدیریت ریسک – بخش دوم، فواید مدیریت ریسک – بخش سوم) به بررسی فواید مدیریت و کنترل ریسک‌هایی که تاثیر منفی (مخرب) بر روی پروژه و یا محصول ما به جای می‌گذارند و منشا بوجود آمدن مشکل یا بحران هستند می‌پردازم.
Risk management advantages – part 1
1- ایجاد دیدگاه بهتر درباره مشکلات ناشی از وقوع ریسک و جلوگیری از غافلگیری
تاثیر منفی ریسک‌ها بر روی پروژه به معنی ایجاد مشکل و یا حتی ایجاد بحران بر روی پروژه و یا محصول (در صورت وقوع ریسک) است. بنابراین وقتی صحبت از مدیریت ریسک به میان می‌آید در حقیقت در حال پیش‌بینی و تحلیل مشکلات احتمالی آینده هستیم. با این کار ما دیدگاه بهتری نسبت به آنچه در آینده ممکن است پروژه ما را تحت تاثیر خود قرار دهد خواهیم داشت و در زمان به وقوع پیوستن ریسک‌ها غافلگیر نخواهیم شد. برنامه‌ریزی که برای پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌ها انجام می‌دهیم به ما این امکان را می‌دهد که نسبت به آنچه تاثیر منفی ریسک می‌نامیم نگرانی نداشته باشیم و از قبل خود را آماده وقوع ریسک نماییم.
2- مدیریت بهتر بودجه و هزینه پروژه یا محصول
هزینه و بودجه پروژه و محصول در حال توسعه یک رکن استراتژیک برای ما محسوب می‌شود که میتواند با تاثیر ریسک‌های منفی بر روی آن به شدت دچار تلاطم و ناپایداری شود و هزینه‌های توسعه را افزایش دهد. پیش‌بینی ریسک‌ها میتواند کمک بزرگی به این بخش از پروژه و یا محصول بنماید، به این صورت که در زمان پیش‌بینی هزینه‌ها، هزینه ریسک‌ها را نیز در پروژه خود لحاظ کنیم و بودجه‌ای منطقی‌تر را برای پروژه خود پیش‌بینی کنیم. به طور مثال یکی از مسائلی که این روزها پروژه‌های فناوری اطلاعات و توسعه نرم‌افزار با آن مواجه هستند افزایش قیمت کالاهای دیجیتال نظیر لپ‌تاپ است و بهتر است که در هر پروژه نرم‌افزاری ریسک خراب شدن ابزارهای خود را در نظر بگیریم و آنرا در بودجه پروژه اعمال کنیم.
3- زمان‌بندی بهتر
یکی دیگر از ارکان هر پروژه و یا محصول زمان‌بندی و برنامه‌ریزی زمانی است که ریسک‌های منفی میتوانند به شدت بر روی آن تاثیرات مخربی بر جای بگذارند و زمان توسعه محصول و یا پروژه را طولانی‌تر نمایند و با این تاثیر هزینه‌های پروژه نیز متقایلا افزایش خواهد یافت. در هر پروژه و یا محصولی لازم است ریسک‌هایی که در زمان و برنامه‌ریزی زمانی ما تاثیر می‌گذارند مورد توجه قرار گیرند و برنامه‌های ما در برابر آنها مشخص گردند و در برنامه زمانی پروژه لحاظ شوند تا برنامه زمانی معقول‌تری داشته باشیم. در غیر این صورت با به وقوع پیوستن ریسک ناچار خواهیم بود که به کارهای پیش‌بینی نشده برای کنترل ریسک روی بیاوریم که در برنامه زمان‌بندی پیش‌بینی نشده‌اند و در این صورت برنامه زمان‌بندی ما به شدت تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. در خوش‌بینانه‌ترین حالت مشکلات ناشی از این گونه ریسک‌ها زمان پروژه را افزایش نخواهند داد و با ازدیاد کارهای موازی و یا چند باره کاری موجب بالا رفتن هزینه‌ها خواهند شد!
4- پیش‌بینی راه حل‌های جایگزین برای مشکلات احتمالی
مدیریت ریسک به ما این امکان را می‌دهد که مشکلات احتمالی آینده را پیش‌بینی کنیم و برای آنها راهکارهایی بیاندیشیم. این راهکارها که میتوانند انواع مختلفی داشته باشند به ما کمک می‌کنند که در زمان وقوع هر یک از ریسک‌های مرتبط، بتوانیم مشکل و یا دامنه مشکل را کنترل کنیم و یا حتی در برخی موارد با پیش‌بینی ریسک، راهکاری را برای جلوگیری از به وقوع پیوستن ریسک انجام دهیم. با این توصیف ما در هر زمان مطمئن خواهیم شد که برای تمامی مشکلات احتمالی راهکاری داریم و می‌توانیم از بسیاری از مشکلات پروژه پیشگیری نماییم.
5- ایجاد مشارکت در مدیران و تیم پروژه یا محصول
مدیریت ریسک یک کار تیمی است و تمام تیم پروژه یا محصول را در سرتاسر چرخه توسعه درگیر خود چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ می‌کند. چه در پروژه‌های چابک (Agile) و چه در پروژه‌های کلاسیک (سنتی)، و موجب می‌شود هر یک از اعضای تیم در برابر به وقوع پیوستن ریسک آمادگی لازم را کسب نماید. همچنین با برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح ریسک‌ها و ایجاد و تفکیک وظایف برای هر یک از اعضا می‌توان تمامی اعضای تیم را در این فرآیند مشارکت داد. از آنجایی که برخی از ریسک‌ها میتوانند زمان و یا بودجه پروژه را تحت تاثیر خود قرار دهند، علاوه بر مشارکت تمامی اعضای تیم، مشارکت مدیران ارشد سازمان نیز ضروری خواهد بود و موجب خواهد شد که مدیران سازمان نیز در برنامه‌ریزی مدیریت ریسک مشارکت نمایند و با انجام پیش‌بینی‌های لازم در حوزه‌های مالی و یا دیگر حوزه‌های استراتژیک سازمان، در انجام موفقیت‌آمیز پروژه سهیم باشند.
راهنمای ارزیابی ریسک برای کسب و کارها
کسب‌وکار یک واژه ساده اما پر از پیچیدگی است و بخش‌های زیادی در زیرمجموعه آن قرار می‌گیرند. مدیران کسب‌وکار باید روی بخش‌های مختلف آن نظارت داشته باشند تا بتوانند شرکتشان را در مسیر چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ درست پیش ببرند. ارزیابی ریسک یکی از بخش‌های مربوط به سلامت و امنیت محیط کاری است که مدیران در اداره کسب‌وکار خود نباید از آن غافل شوند. اما چه مواردی در ارزیابی ریسک دخیل هستند و یک مدیر برای این کار باید به چه موضوعاتی توجه داشته باشد؟ استارتاپت اینجاست تا پاسخ این سوالات را به شما ارائه دهد پس با ما همراه باشید.
تعریف ارزیابی ریسک و چگونگی اجرای آن
ارزیابی ریسک به فرآیند شناسایی، شناخت و سنجیدن خطرات احتمالی موجود در محیط کسب‌وکار و روند اداره روزمره شرکت گفته می‌شود. پس از مشخص شدن خطر باید اقدامات لازم برای کنترل آن تدارک دیده شود تا امنیت کارکنان و شرکت تضمین شود. اطمینان یافتن از امنیت محیط کار برای کارکنان و وجود تجهیزات مطمئن برای کار را می‌توانیم در این زمینه مثال بزنیم.
برای اجرای موفق فرآیند ارزیابی ریسک باید مراحل زیر را پشت سر بگذارید:
- شناسایی خطرات – در هنگام کار، چه چیزهایی میتواند به کارکنان آسیب برساند
- شناسایی افراد تحت خطر – کارکنانی که به سبب خطرات شناسایی شده، بیشتر در معرض ریسک و خطر قرار دارند
- سنجش سطح ریسک – تصمیم گرفتن در این مورد که احتمال خطر تا چه حد است و اعمال تغییرات به منظور جلوگیری از آن
شناسایی خطرات کلیدی
به منظور انجام صحیح ارزیابی ریسک در وهله اول باید خطرات احتمالی در شرکت را شناسایی کرد. بهترین روش کار این است که به تمام بخش‌های محیط کاری سر زده و در صورت مشاهده هر موردی که ممکن است خطر آفرین باشد آن را یادداشت کنید. این خطرات میتوانند مربوط به زیرساخت، فرآیندهای کاری یا موادی باشد که از آنها استفاده می‌شود، موادی که ممکن است باعث مجروح شدن کارکنان شود یا اینکه به سلامتی آنها آسیب بزند.
چند مثال برای خطرات احتمالی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- قرار گرفتن در معرض ولتاژ بالای تجهیزات یا ماشین‌آلات
- پخش بودن کابلهای کامپیوتر در کف دفتر
- لغزنده بودن کف فروشگاه یا یک بخش از شرکت
- روشنایی ضعیف در انبارهایی که اقلام فراوان یا سنگینی در آن نگهداری می‌شود
- استفاده از مواد شیمیایی سمی در شرکت یا کارخانه
برای شناسایی خطرات بد نیست نگاهی هم به دستورالعمل استفاده از تجهیزات و ماشین‌آلات یا مواد شیمیایی مورد استفاده شرکت داشته باشید تا از خطرات احتمالی کار با آنها آگاه چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ شوید زیرا ممکن است متوجه وجود خطر در این زمینه نباشید.
شناسایی افراد تحت خطر
علاوه بر شناسایی خطرات، شناسایی افرادی که ممکن است تحت تاثیر آن قرار بگیرند و چگونگی آن نیز موضوع مهمی است. این مورد شامل کارکنان و افراد خارج از کسب‌وکار که ممکن است گاهی در محل کارتان حضور داشته باشند مانند مشتریان، طرفهای قرارداد یا بازدیدکنندگان می‌شود. وقتی چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ کارکنان در معرض خطر، شناسایی شد، بهتر این است که آنها را در چند گروه قرار دهید. (برای مثال گروه افرادی که با ماشین‌آلات کار می‌کنند یا افراد حاضر در بخش انبار.)
باید به این موضوع هم توجه کنید که گاه برخی از افراد در معرض خطراتی قرار می‌گیرند که به مرور زمان شکل می‌گیرند. مثلا برخی از افراد که درصد زیادی از ساعات روز را با تجهیزات خاصی مشغول به کار هستند یا افرادی که به طور مرتب در معرض ماشین‌آلات پر سر و صدا یا مواد مضر قرار دارند.
با کارکنان صحبت کنید و ببینید فکر می‌کنند در شرکت چه خطراتی وجود دارد. از آنجا که این آنها هستند که هر روز در این محیط مشغول به کارند، ممکن است به چیزهایی اشاره کنند که شما به آن توجه نداشته‌اید. حتی ممکن است درباره نحوه رفع خطر هم ایده‌های خوبی داشته چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ باشند و بتوانید از نظرات آنها استفاده کنید. بد نیست درباره برنامه رفع خطر خود نظر آنها را هم بشنوید و ببینید به نظرشان این برنامه در جهت رفع مشکل، کارگر خواهد بود یا خیر.
سنجش سطح ریسک و پیشگیری از چگونه ریسک‌ها را ارزیابی و مدیریت کنیم؟ خطرات
مرحله بعدی فرآیند ارزیابی ریسک، تصمیم‌گیری درباره سطح وخامت خطرات شناسایی شده است. برای مثال، احتمال خطر برای زمین خوردن روی سطح لغزنده زیاد است، احتمال افتادن یک فرد از روی نردبان دسترسی به قفسهها یا داربست کم است.
هدف از انجام سنجش این نیست که تمام خطرات را به طور کامل از بین ببرید. به هر حال احتمال پیش آمدن خطر بخشی زندگی روزمره به شمار می‌رود. در اصل هدف، مشخص کردن خطرات اصلی و مدیریت کاربردی آنها است تا ریسک به شکلی معقول کاسته شده یا از بین برود.
وقتی میگوییم باید از خطرات پیشگیری شود شاید این به ذهنتان بیاید که باید از تمام خطرات پیشگیری کرد، لازم نیست کار پرهزینه‌ای صورت بدهید. تغییرات ارزان هم میتواند نتیجه سریع و موثری داشته باشند. برای مثال استفاده از لامپهای با ولتاژ بالاتر برای انبار کم نور یا گماردن یک نگهبان برای ماشین‌آلات خطر آفرین میتواند راه حل خوب و ارزانی باشد.
نکات دیگری که در این مرحله قابل تامل هستند به شرح زیر است:
- قرار دادن علائم خطر برای دور نگه داشتن افراد متفرقه از آن
- سازمان دادن به شیفتهای کاری کارکنان برای کاهش دادن مدت زمانی که در معرض خطر قرار دارند
- فراهم آوردن تجهیزات حفاظتی و کمکهای اولیه
عملی کردن یافتههای به دست آمده از ارزیابی ریسک
وقتی در مورد اقدامات و تغییرات لازم به نتیجه قطعی دست یافتید، باید لیستی از اقداماتی که باید انجام شود تهیه کرده و هر بار که موردی کاملا انجام شد کنار آن تیک بزنید.
شایان ذکر است که در قوانین مربوط به کارکنان و انجمن‌های تجاری، مدلهای ارزیابی وجود دارد که کارفرمایان به منظور اطمینان از اینکه چیزی از قلم نیفتاده، میتوانند از آن برای ارزیابی ریسک استفاده کنند. با این حال، باید توجه داشته باشید که این مدلها منطبق با کسب‌وکار و محل کارتان باشند. فراموش نکنید که یک کسب‌وکار میتواند برای کسب‌وکاری دیگر هم خطرآفرین باشد، حتی اگر هر دو در یک صنعت مشغول به کار باشند.
نتایج ارزیابی ریسک را باید در معرض دید کارکنان نمایش دهید (مثلا آن را در اتاق کارکنان نصب کرده یا در قالب اطلاعیه در اینترانت قرار دهید.) تا آنها هم از موارد ذکر شده در آن مطلع شوند. بخشی از ارزیابیها را هم باید برای وقتی در نظر بگیرید که افراد و کارکنان جدیدی به شرکتتان ملحق می‌شوند.
هر سال برنامه ارزیابی ریسک را بررسی کنید تا مطمئن شوید همچنان کارآمد است. وقتی در محیط کار، تغییری پدید می‌آید ممکن است لازم باشد برنامه ارزیابی ریسک و نتایج آن را بروزرسانی کنید.
